종업원 상해보험 가입과 보험료 정산
종업원 상해보험은 각 주의 관련 법령에 따라 의무적으로 가입하도록 되어있으며, 사업주의 과실 여부와 상관 없이 업무상 입은 종업원의 상해나 질병에 대한 치료 비용과 이로 인한 종업원의 상실 수입을 보전하여 주도록하는 장치이다. 가주의 경우에도 종업원이 있는 사업주는 반드시 가입해야 하며, 타 보험과 달리 보험 가입뿐만 아니라 관리에 있어서도 법에 정한 내용을 따르도록 되어 있으며 가입에 오류가 있을 경우에는 보험가입자인 사업주에게 불이익이 있을 수 있다. 또한 보험기간이 끝난 후 보험가입시 예상했던 연간 급여 등의 내용을 정한 규정에 따라 정산하여야 한다.
이 보험은 종업원 상해의 내용으로 사업주와 종업원간 책임 공방으로 지체될 수 있는 치료 및 분쟁의 소지를 줄이기 위하여 무과실주의를 바탕으로 하고 있으며, 효율적인 치료와 더불어 사업주의 재정 부담을 보험회사나 주 보험 펀드가 담당하므로서 신속한 업무 복귀를 가능케하는 장치가 된다. 이러한 취지로 인하여 종업원의 분류 등 보험 가입 내용에 사기의 소지가 있거나 가입 대상을 고의로 누락한 경우에는 관련 법에 따른 처벌을 규정하고 있다.
가주의 보험가입 대상은 사업체에 소속된 자로서 관련 법령에 따라 면제 자격이 있는 직원을 제외한 모든 직원이며, 가주 법령AB2883에 의해 코포레이션의 임원이나 이사가 15% 이상의 소유권을 가지고 있을 경우 종업원 상해보험 담보 면제를 요청할 수 있으며, 해당자가 상해보험의 담보를 포기하면 보험가입을 면제받을 수 있다. 파트너쉽의 무한 책임 파트너 (general partner)나 리미티드 라이어빌리티 회사의 매니저 멤버는 관련 회사에의 소유 지분의 크기와 상관없이 정식 면제 요청을 통하여 담보를 면제 받을 수 있다.
종업원 상해보험계약은 계약을 시작하는 시점에 있어 그 후 일년간 보험기간 중에 발생할 종업원의 숫자와 급여의 변화를 정확하게 예측할 수가 없기 때문에, 보험가입 싯점에 예측되는 내용으로 연간 예상보험료를 책정하여 보험료를 납입하며, 보험기간이 끝나면 실제 발생한 연간 급여를 기준으로 보험증권에서 정한 보험요율에 따라 정산하여 차액 발생시에 추가로 보험료를 내거나 반대로 환급을 받게 된다.
보험료 정산을 위하여 보험회사의 정산부서에서는 직접 사업장을 방문하여 해당자료를 검토하는 실사와 편의상 서면이나 전화 또는 인터넷으로 자료를 보고하는 형태을 취하고 있다. 이러한 정산방법의 선택기준은 보험회사마다 상이하나 주로 보험료의 규모에 따라 정해진다고 볼 수 있다. 하지만 최근들어서는 보험회사마다 규모와는 상관 없이 현장에서 직접 실사하는 빈도가 많아지고 있다. 정산일자를 통보받으면 사전 준비를 통해 착오없는 실사에 대비하는 것이 바람직 하다.
보험료 정산에 해당되는 자료로서는 종업원에 대한 급여내역, 종업원 세금 납부내역, 금전 출납부를 포함한 재무재표 등이며, 급여내역에는 종업원 상해보험에 정해진 종업원 분류 내역과 초과 근무시간에 발생된 급여 등이 포함되어야 하며, 종업원에게 주어진 팁 등 정산에서 제외되어야 하는 항목이 포함되지 않도록 검증이 필요하다.
보험료 정산과 관련하여 유의하여야 할 사항으로서는 하도급자를 활용한 경우 관련 작업을 시작하기 이전에 하도급자로 부터 상해보험 가입을 포함한 보험가입증명서를 확보하는 일이다. 이는 하도급 회사 직원의 상해사고시 하도급 직원의 종업원 상해보험에 의한 치료 확보를 위한 내용도 되지만, 정산시 관련자료의 제출 요구를 받을 수 있으며 이를 제출하지 못하는 경우에는 하도급자에게 지급한 급여 해당 부분이 정산에 포함되는 등 불필요한 보험료 증가 요인이 될 수 있다
보험회사는 보험계약 종료 후 한두달을 전후하여 정산을 진행하게 되는데 혹시라도 이 기간을 지나서까지 보험계약자가 정산에 협조하지 않을 경우 보험회사는 추정 정산(Estimate Audit)을 하게 된다. 추정 정산의 경우 실제 발생되어야 하는 보험료보다 높은 보험료를 부담하게 되는 경우가 대부분이므로 반드시 정해진 기간내에 정산을 하여야 불이익을 피할 수 있다.
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