미국 내 각 주정부의 기업연금 의무화가 강화되고 있는 가운데, 기존의 401(k)플랜을 운영하는 기업뿐만 아니라 새롭게 플랜을 시작한 기업들은 ERISA 법률에 따른 많은 컴플라이언스 규정을 준수해야 한다. 특히, 401(k)를 운영하는 모든 기업들은 매년 국세청(IRS)과 노동청(DOL)에 플랜운영에 대한 사항들을FORM 5500를 통해 보고해야 할 의무가 있다.
일반적으로 플랜의 Administrator들이 매년 FORM 5500 Filing을 준비해 주고, 기업주가 최종 확인하는 방식을 취하고 있는데, 기업주들이 중요성을 인식하지 못 할 경우 종종 기간 내에 Filing하지 않는 경우들이 발생하고 있다.
■ FORM 5500의 Filing 의무
IRS FORM 5500이란 미국의 기업연금을 관장하는 ERISA(기업연금법)에 의해 매년 DOL에 보고하는 양식으로서, 401(k)의 재정적상황, 투자상황, 운영사항 등을 모두 포함하고 있다. 일반적으로 Profit Sharing 플랜이나 401(k) 등 대부분의 적격 기업연금플랜(Qualified Plans)이 그 대상이며, 비즈니스 분야 및 규모에 따라 크게 3가지의 다른 버전 가운데 한 가지 양식을 보고해야 한다. 100인 이상의 직원이 있는 공기업과 사기업의 연금을 운영하고 있을 경우 FORM 5500를 제출해야 하고, 100명 미만의 기업연금은 FORM 5500-SF양식을 활용하며, 1명이 참여하는 Single-Owner 기업의 경우 FORM 5500-EZ양식을 활용해서 보고해야 한다.
■ FORM 5500 제출기한: 매년 7월 31일
FORM 5500 양식의 Filing 기한은 플랜의 회계연도 말일로부터 7개월 이내이며, 일반적으로 12월 31일이 회계연도인 플랜의 경우, 다음해 7월 31일까지이다. 만약, 7월 31일까지 Filing을 하지 못하는 경우에는 그 전까지 Filing 연장을 신청할 수 있으며, 이때는 FORM 5558을 활용해 연장이 가능하다. 연장을 하면 추가로 2개월 15일이 주어지고, 최대 Filing 기한은 10월 15일까지이며 이 기간을 넘길 경우에는 IRS와 DOL에서 부과하는 상당한 액수의 벌금을 낼 수 있다. 기업주는 온라인을 통해 DOL에 Filing해야 하며, 이 때 경우에 따라 요구되는 Schedules이나 추가자료들을 모두 포함해야 하고 자료를 자체 보관해야 할 의무가 있다.
■ FORM 5500 미제출시 벌금
일반적으로 FORM 5500 양식의 제출이 늦어질 경우, IRS와 DOL 두 기관으로부터 각각 벌금을 부과받을 수 있다. Filing 연장을 하지 않고, 제출기한이 지난 경우 국세청은 하루에 250달러의 벌금을 부과할 수 있으며, 최대 15만달러까지 벌금 부과가 가능하다. IRS의 벌금으로 충분하지 않을 경우, DOL은 추가로 하루에 최대 1100달러의 벌금을 부과할 수 있으며, 최대 부과 벌금액수는 무제한이다. 따라서, 401(k)를 운영하는 기업주들은 매년 제출해야 하는 FORM 5500 filing을 플랜운영에 있어 가장 중요한 업무 가운데 하나로 인식해야 한다.
■ 3차 401(k) 플랜업데이트(Restatement) 의무 제출 ? 2022년 7월 31일 마감
이른바 3Rd Cycle Restatement 라고 불리는 제3차 401(k) 플랜업데이트 관련 규정에 따르면, 모든 401(k)와 같은 기업연금을 운영하는 회사들은 6년마다, 새롭게 변경된 관련 법률들에 따라 기존의 플랜 서류를 업데이트할 것을 의무화하고 있다. 즉, 미국의 대표적인 기업연금법인 ERISA 법률에서 요구하는 401(k) 플랜의 적격성을 보장받기 위해 정기적으로 플랜의 조항들을 업데이트해야 한다. 만약, 2022년 7월 31일까지 3차 Restatement을 제출하지 않으면, 세금공제 또는 세금유예를 받을 수 있는 플랜(Qualified Plan)의 자격을 박탈받게 되며, 기업주는 물론, 직원들도 세금혜택을 받지 못하는 경우가 발생할 수 있다.
사실 현재 요구되는 Restatement는 플랜 규정들에 대한 변경요구가 있지 않는 한 기존 플랜 서류가 거의 그대로 유지되는 것이 일반적이라 플랜을 담당하고 있는 회사나 TPA와 상의해서 간단한 절차를 진행하면 된다.
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