이미 많은 고용주들이 알고 있듯이, 캘리포니아는 오버타임 지급 대상자인 직원이 ‘언제’ ‘어디서’ ‘얼마동안’ ‘어떻게’ 식사 시간을 갖는지를 법으로 규정하고 있다. 기본적인 룰은, 직원이 (1) 일을 시작한지 5시간 이내에 식사 시간을 시작하도록 해야하며, (2) 최소 30분의 무급 식사 시간을 주어야 하고, (3) 식사 시간 동안에는 업무 관련 지시나 일을 하도록 해서는 안되며, (4) 장소는 직원 선택에 따라 회사 밖으로 나갈 수 있게 해야한다. 직원이 일하는 시간이 하루 5시간이 안될 경우에는 따로 식사 시간을 제공하지 않아도 되며, 일하는 시간이 하루 5시간 이상이지만 6시간 미만일 경우에는 직원의 동의하에 식사 시간을 주지 않을 수있다. 관련 서류 및 보관할 기록들 중에는, 먼저 위의 내용과 같이 적법한 ‘식사 및 휴식 시간에 관련된 지침’을 직원들에게 서면으로 공지해주어야 한다. 그리고 식사 시간을 기록해야 하는데, 이는 출퇴근 기록과 마찬가지로 몇 시에 식사 시간을 시작하고 몇 시에 돌아왔는지 매일 기록하여 보관해야 한다. 이 때 유의할 점은, 일 시작 후 5시간 이내에 식사 시작 시간이 찍혀야 하며, 적어도 30분을 준 기록이 있어야 한다는 점이다. 또한, 5시간 이상이나 6시간 이하로 근무할 경우 직원이 식사 시간을 갖지 않겠다는 동의서에 서명을 받아 보관하는 것이 좋다. 이러한 동의서는 한 번만 받아놓으면 되고, 직원이 동의를 철회할 때까지 유효하다.

휴식 시간은 직원이 일 시작한 후 4시간 이내에, 되도록 중간에, 적어도 10분의 유급 휴식 시간을 주도록 되어 있다. 10분 휴식 시간은 식사 시간과는 달리, 시간을 기록해야할 법적인 의무는 없다. 식사 시간과 마찬가지로 휴식 시간 중 업무 관련 지시나 일을 하도록 해서는 안된다. 시간이 짧기 때문에 예전에는 휴식 시간을 회사 안에서 가지도록 의무화 할 수 있었지만, 2016년 캘리포니아 대법원 케이스에 따라 10분 휴식도 직원이 원할 경우 회사 밖으로 나갈 수 있도록 해주어야 한다.

식사 시간과 휴식 시간이 회사 일 때문에 지켜지지 않았을때 – e.g., 30분 미만의 식사 시간, 늦은 식사 시간, 10분 휴식 중 업무 지시 등, 직원에게 한 시간의 급여를 ‘프리미엄 페이’로 지급해야 한다. 단, 직원이 하루에 받을 수 있는 최대 프리미엄 페이는 식사 시간 미준수에 따른 한 시간의 프리미엄 페이와 휴식 시간 미준수에 따른 한 시간의 프리미엄 페이, 총 두 시간의 프리미엄 페이를 받을 수 있다. 다시말해, 식사 시간을 하루에 두 번 이상 어겼어도 그 날 받을 수 있는 최고 프리미엄 페이는 한 시간이라는 것이다. 휴식 시간도 마찬가지다. 오전과 오후 10분 휴식 시간을 두 번 다 일이 바빠서 지키지 못했을 때도 그 날의 프리미엄 페이는 한 시간이다. 프리미엄 페이를 지급할 때는 임금 명세서에 따로 명시해두어야 하며, 프리미엄 페이와 오버타임 계산과는 무관하다.

이러한 프리미엄 페이의 ‘한 시간의 급여’ 계산 방법에 대해, 지난달 캘리포니아 대법원에서 그 동안 대부분의 고용주들이 계산해오던 방식과 다른 방식을 제시하여 고용주들의 주의가 필요하다.

그동안 고용주들은 대부분 직원의 기본 시급으로 프리미엄 페이를 지급해왔다. 예를 들어, 최저 임금을 받는 직원이 일이 바빠서 식사 시간을 늦게 가지게 되었을 경우, 그 날은 최저 임금 시급에 따라 한 시간의 페이를 추가로 지급하면 되었다. 하지만 지난달 캘리포니아 대법원의 Ferra v. Loews Hollywood Hotel, LLC 판결에 따르면, 프리미엄 페이는 직원의 기본 시급 뿐만 아니라 모든 비임의적 추가 급여 (non-discretionary bonus)를 포함하여 계산한 “정규 보상 비율” (regular rate of pay)을 산출한 시급으로 프리미엄 페이로 지불해야 하며, 이 판결은 소급 적용되어, 공소시효 안에 발생한 이 전의 모든 프리미엄 페이에도 적용이 된다.

간단히 Ferra 케이스의 배경을 설명하자면, 원고인 Ferra 는 Lowes 호텔에서 바텐더로 근무하며 시간당 임금을 받는 것 외에 분기별로 인센티브를 받아왔다. 이러한 인센티브는 직원의 업무 평가에 따라, 혹은 호텔의 전체적인 수익에 따라 정해진 퍼센트를 직원들에게 나눠주는 비임의적 추가 급여 (non-discretionary bonus) 에 해당되었다. 원칙적으로 대부분의 성과급이나 인센티브는 비임의적 추가 급여에 해당되는 경우가 많고, 임의적 보너스 (discretionary bonus) 는 크리스마스 보너스와 같이 직원의 업무 성과와 전혀 관계 없이 지급되는 보너스를 의미한다. Lowes 호텔에서는 원고가 일이 바빠 식사 시간이나 휴식 시간을 제대로 지키지 못했을 때, 인센티브를 고려하지 않은 기본 시급으로 한 시간의 프리미엄 페이로 지급해왔다. 하지만 원고는 이러한 프리미엄 페이가 기본 시급이 아니라 인센티브를 포함하여 계산된 더 높은 시급으로 계산 되어야 한다며 집단 소송을 제기했고, 이에 법원이 원고의 편을 들어준 것이다.

따라서, 직원의 기본 시급 외에 보너스나 인센티브, 혹은 성과급 (piece-rate) 지급 시 추가 급여를 지급하는 고용주는 식사 시간, 휴식 시간 관련된 규정에서 ‘프리미엄 페이’의 정의와 계산 방법을 수정하고 업데이트 해야한다.

또한, 프리미엄 페이를 지급해야 하는 상황이 생겼을 때, 그 주에 직원이 인센티브다 보너스를 포함해서 총 급여가 얼마인지 계산하고 직원이 일한 시간을 나눠서 시급을 계산 후 이에 따라 프리미엄을 지급해야 한다. 직원이 인센티브나 보너스를 받지 않는다면, 직원의 기본 시급으로 계산하면 되므로 가장 심플하다. 예를 들어, 주 40시간 일하는 풀타임 직원이 시간당 $15 외에 다른 인센티브나 보너스를 받지 않는다면, 직원이 식사 시간이나 휴식 시간을 못가졌을때는 $15 의 프리미엄 페이를 지급하면 된다. 하지만 시간당 $15 받는 풀타임 직원이 타겟 이상의 성과를 내어 $100 의 보너스를 받았다면 [($15 x 40 hours) + $100] / 40 으로 계산하여 $17.50 의 프리미엄 페이를 지급해야 한다.

마지막으로, 그 동안 이러한 공식대로 프리미엄 페이를 지급하지 않고 기본 시급으로만 지급했다면, 미지급된 부분들에 대해 직원들에게 추가 지급을 해주거나, 직원들에게 소정의 합의금을 지급하고 합의 동의서를 받아 해결하는 것도 고려해볼 수 있다.