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많은 고용주가 노동법 소송이나 클레임을 미리 막을 수 있는 방법은 없는지 궁금해한다. 안타깝게도 직원 소송을 원천봉쇄할 수는 없지만, 소송을 당해도 비교적 ‘덜 어렵게’ 해결할 수 있도록 고용주가 준비할 수는 있다. 고용주가 지켜야 할 것을 7가지로 정리해보았다.

첫째, 업무 설명서(Job Description) 활용하기: 직원을 채용하기에 앞서 해당 직책의 의무와 책임을 구체적이고 자세히 적은 업무 설명서를 작성하는 것이 좋다. 잘 쓰인 업무 설명서를 통해 어떤 사람을 뽑을지가 더 명확해질 뿐 아니라 직원도 고용주가 자신에게 기대하는 것이 무엇인지 정확히 알 수 있게 된다. 또 ‘오버타임 제외 대상자’(Exempt)인가에 대한 분쟁이 생겼을 때나, 장애가 있는 직원에 대한 편의 제공 의무 여부를 판단할 때도 업무 설명서는 중요한 증거가 된다.

둘째, 임금 정확히 주기: 직원이 오버타임 제외 대상자인지를 잘 분류하는 것이 중요하다. 직원이 동의했다고 해서 오버타임을 주지 않아도 되는 것이 아니라, 최저임금의 2배 이상의 급여를 받으면서 시행하는 업무 또한 법정 조건에 부합해야 한다. 예를 들어 전문직 업무나 혹은 매니저 업무를 하면서 비즈니스에 관해 결정 권한이 있는 직원들이 오버타임 제외 대상자로 분류될 수 있다.

셋째, 점심·휴식시간 지키기: 시급을 받는 직원이 하루 5시간 이상 근무할 경우, 일 시작 후 5시간이 지나기 전에 적어도 30분의 무급 점심시간을 제공해야 한다. 예를 들어 아침 9시부터 일을 시작했다면 오후 2시가 되기 전에 점심시간을 시작해야 한다. 따라서 일을 시작한 시간, 점심 시작한 시간, 점심 끝난 시간, 그리고 일 마친 시간까지 하루에 총 4번의 시간이 타임카드에 찍혀야 하고 고용주는 그 기록을 잘 보관해야 한다. 점심시간이 제공되지 않았거나 늦게 제공된 날, 혹은 30분 이하로 제공된 날에는 직원에게 1시간의 급여를 더 지급해야 한다. 또 하루 3.5시간 이상 근무하는 직원에게는 4시간마다 중간에 10분의 유급휴식시간을 제공해야 하고 만약 휴식시간을 제공하지 않은 날에는 1시간의 급여를 더 지급해야 한다. 6시간 이하 일하는 직원은 동의서를 통해 점심시간을 갖지 않겠다고 동의할 수 있다.
 

 

넷째, 차별하지 않기: 캘리포니아는 15가지의 차별소송 사유가 있다. ‘인종, 피부색, 국적, 종교, 성별(임신 포함), 장애(정신적 혹은 신체적), 나이(40세 이상), 유전자, 결혼 여부, 성적 취향, AIDS/HIV, 병력, 정치견해나 활동, 군인이나 참전 병사, 혹은 가정폭력 피해자’라는 이유로 채용 및 인사 결정을 내릴 수 없다.

다섯째, 핸드북 및 서식 활용하기: 잘 쓰인 직원 핸드북을 통해 회사가 법을 제대로 알고 있고 이를 직원들에게 잘 전달했다는 것을 판사나 배심원에게 보여줄 수 있다. 또 모두에게 똑같이 알려준 회사 지침들을 통해 고용주가 보다 공평한 결정을 내릴 수 있게 된다. 다만 위법한 지침이나 회사에 해당하지 않는 지침들이 쓰인 핸드북은 없는 것보다도 못하므로 유의해야 한다. 직원의 업무 능력 평가서나 징계서, 병가신청서, 장애에 대한 편의 제공 서류 등은 대부분 기본적인 질문과 틀이 정형화되어있기 때문에 정해진 서식을 만들어서 필요할 때마다 반복적으로 사용하면 쉽게 문서화할 수 있다.

여섯째, 비공개 재판 동의서(Arbitration Agreement) 서명받기: 분쟁 시 배심원 재판이 아닌 비공개 재판으로 분쟁을 해결하겠다는 동의서를 받는 것이 좋다. 배심원 재판은 시간도 오래 걸리고 절차가 더 복잡하기 때문에 비공개 재판을 통해 문제를 해결하기로 동의하는 것이 좋고 비공개 재판 동의서를 통해 집단소송 포기각서도 받을 수 있다.

일곱째, 소송 포기 동의서 받기: 직원이 회사를 떠날 때 퇴직금을 주어야 할 의무는 없지만, 퇴직금을 주고 ‘소송을 하지 않겠다는 동의서(Severance and Release Agreement)’를 받아놓으면 소송을 줄일 수 있다. 주의할 점은 퇴직금(Severance Check)과 임금(Final Paycheck)을 따로 지급해 주어야 임금을 담보로 강제로 서명하게 한 것이 아님을 증명하는 데 도움이 된다.